L’arxiu municipal, un gran desconegut amb prop de 1.000 metres lineals de documentació

Una línia imaginària de punta a punta del Passeig de Pere III de Manresa plena de capses amb documents. Més o menys, això és el que ocupa l’Arxiu Municipal de Manresa, que guarda prop d’un quilòmetre lineal de documentació; en concret 975 metres lineals (ml). Funciona des del 1981 i té la seu a l’edifici de l’Ajuntament situat al número 5 de la plaça Major, al soterrani, des d’on es traslladarà en un futur a l’edifici de nova construcció previst al solar que hi ha darrere la casa consistorial, que també acollirà l’arxiu comarcal, ara a l’antic Col·legi de Sant Ignasi. 

L’arxiu municipal és un servei de l’administració municipal que s’ocupa de rebre, organitzar, guardar (o no) i posar a l’abast de la mateixa administració, i també dels ciutadans, la documentació generada per la corporació. El tècnic responsable des de l’abril de l’any passat és Eduard Brunet Vicente, que del 2019 al 2021 va treballar a l’arxiu municipal de Rubí. Amb ell, porten el de Manresa dos administratius que fan l’atenció i la recerca de les consultes documentals, i una tècnica un dia a la setmana mitjançant un conveni de col·laboració amb el Consell Comarcal del Bages, que fa les parts tècniques de documentació. L’anterior arxiver va ser Aram Marins (2016-2019) i, abans, Imma Comes. Brunet és llicenciat en Sociologia, té el màster d’Arxivística i Gestió Documental de l’ESAGED (2010) i el postgrau d’implantació de projectes de gestió de documents electrònics de la UOC (2021).  

Exemples de documents custodiats a l'arxiu de Manresa

Veure Galeria

Posterior al 1940, amb excepcions

Tal com remarca l’arxiver, tot el material que té a veure amb documentació històrica anterior als anys quaranta se’n va directament a l’arxiu comarcal. Primer, perquè, «per temes de normativa, a tota la documentació prèvia als anys 40 no s’hi aplica avaluació. És a dir, que no s’elimina res». A banda d’això, fa notar, «hi ha un conveni de col·laboració des de fa molt temps pel qual tota la documentació històrica va a parar a l’arxiu comarcal, i el mateix passa amb els fons privats o d’empreses, que ja hi ingressen directament. Aquí, per tant, estem més orientats a fer només la part administrativa, justament perquè hi ha el comarcal tan a la vora i perquè hi ha una col·laboració súper estreta». Amb alguna excepció, però. És el cas de la sèrie de llibres d’actes del Ple de l’Ajuntament del 1901 fins a l’actualitat. «És una raresa que ho custodiem nosaltres de principi de segle fins ara», reconeix Brunet.  

«Per temes de normativa, a tota la documentació prèvia als anys 40 no s’hi aplica avaluació. És a dir, que no s’elimina res»

Altra documentació que es pot trobar a l’arxiu municipal són els decrets de l’alcalde (del 1952 a l’actualitat), els padrons d’habitants (des del 1940 fins al 1975), i les sèries d’expedients de llicències d’obres majors, instal·lacions industrials i obertura d’establiments, on hi ha els projectes dels arquitectes i enginyers responsables (1940-2004). El cas dels padrons en concret és tot un món. «A partir de l’any 1970 canvia la forma de recollir les dades i no es formen els llibres de registres tal com es feia fins el moment, però a Manresa en van fer fins al 1975». Degut al tipus d’informació que contenen, «els padrons són restringits a la recerca i a les persones que tinguin un interès legítim. Pel que fa als usuaris que busquen informació històrica, els llibres de registre antics són els que realment es consulten». En canvi, «si com a ciutadà necessito informació del padró, el departament de Població de l’Ajuntament me la podrà donar».

Mentre no arriba la nova seu, de la qual tot just l’any vinent hi ha previst iniciar la redacció del projecte bàsic i executiu finançat per la Generalitat, fa un parell d’anys es van fer reformes a les dependències actuals, amb l’adequació d’un altell per doblar l’espai d’emmagatzematge, de manera que els diferents serveis municipals hi puguin transferir la seva documentació, cosa que no podien fer fins aleshores. Per exemple, concreta Brunet, «de recursos humans tenim una transferència pendent de 30 ml de documentació. De projectes urbans, l’últim ingrés que hem fet ha estat d’uns 25 ml. Els dia que ingressem llicències d’obres, que ara estan en un altre dipòsit, vindran 80 ml». En el «món paper», fa notar, cada servei té un dipòsit que acaba transferint a l’arxiu municipal. «Ara les coses han canviat perquè estem fent producció digital i implica fer un altre tractament a la documentació». 

A banda dels dos magatzems, hi ha tres sales més que també funcionen com a dipòsit. 

Segons dicta la Llei d’arxius, recorda Brunet, des del 1990 qualsevol població de més de 10.000 habitants ha de tenir un arxiu municipal i un tècnic d’arxiu, com a mínim, perquè «es genera molta documentació per tota la qüestió d’evidències i és inevitable».

«No només es tracta de rebre i de guardar aquest patrimoni per tal que no es trenqui, no s’humitegi o no s’esquinci, també s’ha de gestionar i descriure’l de manera suficient perquè es pugui recuperar. Apliquem tècniques de tractament de documentació, que en el món paper i electrònic fan servir criteris molt similars» perquè «si tenim una pila de documentació i no la podem recuperar de cap manera és com si no la tinguéssim».  

«Des del 1990 qualsevol població de més de 10.000 habitants ha de tenir un arxiu municipal i un tècnic d’arxiu»

Destrucció d’entre un 50 i un 60%

El que ha anat canviant, remarca, «és que ara és fan servir massivament tècniques de classificació i descripció d’avaluació de documentació, és dir, que de la que produeix l’Ajuntament, potser el 50 o el 60% s’ha de destruir, per tant, nosaltres fem aquesta feina de les propostes d’avaluació, quedar d’acord amb els serveis...» 

Aquest sistema de treball de conservar el que és només necessari també s’està fent retrospectivament. Quan aquest diari va anar a l’arxiu a fer el reportatge, damunt d’una taula hi havia material divers que estaven repassant amb aquesta finalitat. «Estem mirant si podem eliminar aquesta documentació que ens ha vingut i està fora de context, En condicions normals el que volem és poder-la descriure i tenir el context clar de si fa falta que la guardem. Per exemple, la utilització d’una via pública no cal guardar-la per sempre perquè ja està recollida en alguna altra banda. Hem de mirar si és, per exemple, al llibre de resolucions i, si hi és descrita, no cal guardar l’autorització que va demanar aquella persona per obrir una rasa en un carrer aquell dia». 

Amb aquest objectiu, quan alguna unitat de l’Ajuntament els fa una transferència, «en el món paper, els demanem que ens facin relacions de la documentació, i en el món electrònic, mapejant els procediments electrònics, que fan els companys informàtics, que estan al costat, identifiquem què tenim des del principi en aquell procediment i quina documentació hi haurà». En el cas del món electrònic, «quan ja surt aquell procediment, sabem quin dia el podrem eliminar des del dia que es va fer perquè podem comptar terminis». Això, puntualitza, «en el millor dels casos. No sempre és així». 

Dos tipus d’usuaris

L’arxiu municipal, com el comarcal, està obert a qui requereixi anar-hi a fer una consulta. L’horari és de dilluns a divendres de 9 a 2. Hi van dos tipus d’usuaris: els interns, del mateix Ajuntament, i els externs, «persones que ens demanen que volen consultar un padró per fer investigació o algun tema que els afecta com a ciutadans, com un expedient. O algú que té un interès legítim sobre una llicència d’obres. Hi ha moltes coses que són d’accés obert, com les obres públiques i la contractació. Nosaltres hem de garantir l’accés a aquesta informació, però, preservant les dades personals que estan protegides». Per facilitar la consulta documental també es porta a terme la seva digitalització. «A principis de l’any vinent acabarem de digitalitzar tots els llibres de resolucions i totes les actes i ajudarem a què es puguin conservar més en el temps en la mesura que no s’hagin de manipular tant». Els documents més consultats son les llicències d’obres i d’activitats. 

A nivell d’ús intern, «utilitzem més massivament tot el que són actes perquè moltes vegades ens serveixen per trobar la informació que té més valor testimonial, que hi està recollida perquè són súper sistemàtiques». Fins a principis dels 80 no comencen a aparèixer els primers documents mecanografiats. El primer ple mecanografiat és el del 1982. Abans, tot s’escrivia a mà amb unes cal·ligrafies intel·ligibles i precioses, la majoria.  

Ho troben sempre tot?

Les consultes internes són les que acaparen bona part de les demandes que rep l’arxiu municipal, més de 800 a l’any. «Els departaments ens demanen els seus expedients i els regidors també és molt habitual que ens consultin. Se’ls fa un préstec perquè es puguin emportar la documentació i fer la feina que hagin de fer». Amb els departaments que treballen més són amb Secretaria, Serveis i Sistemes. 

Ho troben sempre tot? «Gairebé sempre», respon amb un somriure. «Ara que tenim sistemes d’informació que són més potents, no només estem gestionant documentació, sinó també informació. Vol dir que estem preservant bases de dades. Fins ara, tota la tradició de la gestió documental s’ha centrat en què guardem coses que són fiables, íntegres i autèntiques, però, en el món actual, el que es posa en valor és que estem guardant i gestionant la informació». Pe fer entendre la importància que té aquesta gestió posa un exemple: «en el cas de la fotografia, si tens una imatge, la pots imprimir i conservar-la, però, si la tens fora de context, no et diu res, per tant, la feina dels arxius és posar en context la informació i poder-la recuperar i demostrar que és real, íntegra, autèntica i que té valor».

Mentre que, a nivell electrònic, les transferències es fan quan s’acaba la tramitació dels expedients, a nivell de les llicències d’obres, per posar un exemple, «les que es van acabar l’any 2009 encara no han baixat perquè hi ha un altre dipòsit que controla la gent d’urbanisme, però, en el moment que tinguem espai, i si a ells els sembla bé, la cadena de custòdia canviarà. Els tindrem nosaltres i els podrem descriure millor que ells perquè ens dediquem a això i podrem recuperar aquesta informació de forma més ràpida». Ara tenen la documentació del 2003 enrere. 

L’arxiu depèn de l’Ajuntament, té suport econòmic de la Diputació i els criteris d’actuació els rep de la Comissió Nacional d’Avaluació i Tria de la Generalitat. 

Subscriu-te per seguir llegint