Ara que tot just hem encetat un any nou, és freqüent que l’omplim amb futuribles millors, i amb bons propòsits per assolir-los. En l’àmbit professional, m’agrada fer el mateix, i acostumo a iniciar el mes de gener amb un llistat que combina fites noves amb temes vells i recurrents. El meu tema estrella, i l’os més dur de rosegar, és la racionalització de les reunions de treball.
Cada any em proposo reduir el nombre de reunions, filtrar millor quan calen i quan es pot resoldre amb una trucada o un correu-e, fer-les més curtes (algunes exprés, de 5-10 minuts), i amb menys gent. I cada any fracasso..., una mica. I sovint torno a casa després d’una jornada plena de reunions, però amb la sensació de baixa productivitat. En paral·lel, la safata d’entrada del correu electrònic s’expandeix descontroladament, tret que hagi anat contestant algun missatge mentre estava en alguna d’aquestes reunions (indicador clar que, en aquest cas, probablement la meva presència era innecessària).
Aquest és un fenomen molt (massa) freqüent a les organitzacions, i un dels majors impediments per a la productivitat i l’ús eficient del temps. Sospitant que hi ha moltes més persones que, com jo, s’han proposat per aquest 2022 guarir-se de la seva «reunionitis», comparteixo algunes màximes que a mi em funcionen (ben bé fins a inicis de primavera).
La primera màxima, que hauria de ser com un «mantra», és que les reunions no tenen sentit si el seu caràcter és informatiu. Per informar, hi ha altres formats i canals molt més eficients. La reunió ha d’estar motivada per algun element més, algun objectiu més enllà de la transmissió d’informació. La segona màxima és, precisament, que aquest objectiu sigui clar i explícit per a tots els assistents. Que tots els convidats puguin (hagin) de tenir un paper actiu a la trobada, evitant a tota costa els «espectadors i oients», que a banda de no aportar res, sentiran que estan perdent el temps. La pròpia gestió del temps és un altre dels elements d’èxit: començar puntualment, acabar també al temps previst, i mirar de dotar la trobada del temps imprescindible per a l’objectiu marcat. La durada de les reunions dependrà de la importància de les qüestions que s’hi tractin, però en general s’allarguen més del compte. La durada òptima és la que permet prendre decisions de manera que tothom conegui què cal fer i per què. No obstant això, sí que s’han de reservar reunions llargues orientades a cuidar les relacions i les persones.
Des del meu punt de vista, el principal problema rau en el fet que, sovint, la reunió és la única forma de treball en col·laboració que té una organització. Per aquest motiu, més enllà de revisar l’estat de «reunionitis» interna, seria molt recomanable explorar altres formats i maneres de poder treballar en xarxa i de forma col·laborativa. Això permetria reservar les trobades síncrones (ja siguin presencials o virtuals) per a assumptes que realment ho requereixen.
No vull acabar sense un bon propòsit compartit: aquest 2022, us desitjo menys reunions i més projectes!
