Quan el problema arriba, la carpeta no sempre salva

Hi ha una frase que escolto sovint quan una empresa rep una carta d’Inspecció, una demanda laboral o una reclamació derivada d’un conflicte amb un client: «Però si nosaltres ho teníem tot fet». I moltes vegades és veritat.

El protocol existia. El contracte estava signat. La política interna havia estat aprovada. El document era a la carpeta corresponent i, aparentment, tot estava en ordre.

Però el problema és que en el nostre sistema jurídic actual, el que es valora no és si una empresa compleix sobre el paper, sinó si aquest compliment forma part de la seva manera de treballar.

En moltes de les nostres empreses, això es veu amb freqüència. No perquè hi hagi una voluntat d’incomplir, sinó precisament pel contrari.

La majoria de les pimes fan un esforç considerable per adaptar-se a les obligacions que van apareixent. Protecció de dades, prevenció de riscos laborals, protocols d’assetjament, canals interns de denúncia, contractes amb clients i proveïdors, pactes de socis, polítiques internes, entre altres obligacions inacabables. La documentació existeix.

Però el dia a dia de l’empresa acostuma a anar molt més ràpid que els papers: les urgències, els clients, les entregues, la gestió dels equips o els problemes de producció sovint ocupen tot l’espai disponible. I, sense adonar-se’n, moltes organitzacions acaben guardant els documents en un calaix mental amb la tranquil·litat de pensar que ja estan protegides.

Fins que arriba el conflicte. I és aleshores quan apareix una realitat que sovint sorprèn.

Un protocol que ningú coneix té poca utilitat. Una instrucció interna que mai no s’ha comunicat és difícil de fer valer. Un contracte que no reflecteix el funcionament real de la relació pot acabar generant més dubtes que solucions. I una decisió empresarial que no ha quedat documentada es converteix en una explicació contra una altra explicació.

Al final, la qüestió no és si el document existeix. La qüestió és si l’empresa pot demostrar que aquell document forma part de la seva activitat real.

Perquè el dret observa una cosa que sovint oblidem: la coherència.

La coherència entre el que es diu i el que es fa. Entre el que s’ha aprovat i el que s’aplica. Entre la norma interna i les decisions que es prenen cada dia.

Quan aquesta coherència existeix, les empreses acostumen a estar molt més protegides. No perquè desapareguin els conflictes, sinó perquè disposen d’eines per defensar les seves decisions.

Quan no existeix, apareix una sensació de seguretat que només dura fins al moment en què algú demana explicacions.

Potser per això una de les preguntes més útils que es pot fer qualsevol empresari no és si té tota la documentació al dia.

La pregunta és una altra.

Si demà haguéssim d’explicar davant d’un inspector, d’un jutge o d’un organisme públic com funciona realment la nostra empresa, el que fem coincidiria amb el que tenim escrit?

La resposta a aquesta pregunta acostuma a revelar molt més sobre la salut jurídica d’una organització que qualsevol carpeta plena de documents.

Perquè complir és important.

Però estar protegit és una cosa diferent.

I aquesta protecció no es construeix només amb papers. Es construeix quan les normes, els protocols i els acords passen a formar part de la manera de treballar de l’empresa.

És aleshores quan el compliment deixa de ser una obligació i es converteix en una veritable eina de gestió.