El temps és un bé preuat. De fet, és una de les poques coses que no es pot estalviar ni emmagatzemar. Tan sols podem aspirar a aprofitar-lo de manera sàvia.
Sovint els líders de les organitzacions treballen amb el supòsit que treballar més (més hores al dia i més dies l’any), porta a una millora de la productivitat. Una fal·làcia dels temps moderns que caldria anar superant. La ciència ha evidenciat que l’impacte de l’excés de treball és insidiós i provoca una disminució de la qualitat de vida i de l’eficàcia en les organitzacions.
Tot i que s’espera que les persones treballadores i eficaces treballin a un ritme ràpid i productiu, el cert és que fa temps que tant individus com organitzacions anem a la deriva, amb una sensació d’esgotament crònic i la percepció que el rendiment no acaba de ser l’òptim. I ens esmercem en mirar de treballar mitjançant l’establiment d’objectius, la planificació, delegar i fer un seguiment dels compromisos, elaborar llistes de «pendents» manejables.... Però resulta insuficient per donar resposta a l’alta demanda que rebem constantment. Aquests enfocaments convencionals són útils per organitzar la feina, però no resolen el problema de fons.
Addicionalment, les persones tendim a sobrecarregar-nos amb l’anomenat «treball fantasma»: rutines i tasques que ens hem autogenerat, i convençut de la seva importància. Aquestes feines eviten que encarem reptes que ens resulten complexos, difícils i desagradables, però que impacten en el llarg termini i que són importants (en contraposició al curt termini i a les urgències). Les conseqüències del treball fantasma acostumen a ser errades que requereixen reelaboració, conflictes organitzatius, excés de burocratització, llargues reunions improductives o temps perdut resolent un mateix problema una i altra vegada. És un tipus de feina que afegeix hores a la càrrega laboral diària, sense aportar massa diferencial significatiu. Abordar aquest fenomen no passa per repensar una manera diferent de fer aquestes mateixes tasques, sinó per identificar allò que no s’està fent i que s’evita, justament, «gràcies» a aquest tipus de rutines acomodatícies.
Així, hi ha dues maneres d’entomar la gestió del temps: de forma reactiva, essent conduïts pel que els altres volen, esperen i demanden, i esdevenint vulnerables a intentar fer-ho tot (amb tendència al desenfocament i la confusió); o d’una forma proactiva, amb el propòsit (personal i organitzatiu) al centre, i utilitzant el temps limitat amb el màxim avantatge.
Els bons líders guien els equips articulant valors, missió i visió compartits. És d’aquesta manera que «estalvien» temps després aclarint les idees rectores que sustenten la presa de decisions a tota l’organització. I amb el propòsit compartit, es dificulta l’aparició de les «tasques fantasma».
En resum: mil vegades un equip que enfocat treballant menys, que un equip estressat fent cada vegada més coses aparentment importants.
